Comprendre le Kaizen

Savez vous qu’il existe un concept japonais qui consiste à s’améliorer en continue ? Ce concept, c’est le Kaizen. Il comprend des outils d’une efficacité redoutable qui vous aideront à vous améliorer en continu.

L’origine du mot Kaizen

Kaizen (改善) est la fusion des mots japonais kai qui signifie « changement » et zen qui signifie « meilleur ».

C’est un état d’esprit d’amélioration continue qui consiste à mettre en place des actions concrètes, simples et peu coûteuses. C’est le cumul de ces actions simples qui, dans le temps, permettent de réaliser de grandes choses.

Cette philosophie s’oppose au Kaikaku, une philosophie de changement radical.

Un peu d’histoire

En 1940, le département de la guerre des États-Unis met en place le programme Training with industry (TWI). Ce programme fournit  des méthodes d’amélioration de la productivité dans l’industrie pour contribuer à l’excellence opérationnelle.

Après la Seconde Guerre mondiale, les forces américaines ont pour mission d’aider l’industrie japonaise à se relancer. Pour cela, ils importent le programme TWI au Japon.

Parmi eux, le statisticien William Edwards Deming, présentera la méthode du Plan Do Check Act (PDCA, aussi appelé roue de Deming) aux industriels.

Le Kaizen a été développé pour améliorer le système de production de Toyota, le fameux TPS (ou Toyota production system). Tous les travailleurs sont engagés dans un processus d’amélioration de la qualité.

C’est la parution du livre de Mazaaki IMAI, « Kaizen : la clé de la compétitivité japonaise » qui fera connaître le Kaizen.

Les grands principes du Kaizen

Se remettre en question souvent

Toujours chercher à améliorer les choses, même si elles ont l’air de fonctionner car on peut toujours mieux faire

Prioriser les changements

Établir une hiérarchie des changements à mettre en place permet de se concentrer sur des actions qui nécessitent un effort minimum pour un maximum d’impact.

Ça permet de voir des résultats rapides.

Être proactif

Chercher à améliorer les choses en permanence permet d’anticiper des potentiels futurs problèmes et de les corriger avant même qu’ils ne se produisent.

Régler les problèmes dès qu’ils sont détectés

Être réactif aux problèmes permet d’éviter qu’ils ne s’empirent

Mieux vaut une chose imparfaite que pas faite

Ne pas attendre que ce qu’on fait soit parfait pour avancer.

La “perfection” viendra au fil du temps grâce à la répétition de petites améliorations.

Identifier la cause à l’origine des problèmes

Trouver la cause permet d’éviter que le problème se reproduise.

Impliquer tous les membres de son équipe

Tout le monde doit être impliqué dans la recherche de solution, quel que soit le niveau hiérarchique.

C’est le meilleur moyen d’avoir des points de vus différents et de trouver la meilleure des solutions.

Réduire les gaspillages, réduire les 3 Mu

Les 3 formes de gaspillage  à réduire :

• Muda : les activités qui n’ont pas de valeur ajoutée, qui pourraient ne pas être faites

(ex : une tâche qui pourrait être automatisée)

• Mura : les incohérences ou irrégularités dans le processus. (ex : 2 personnes qui travaillent sur la même tâche)
• Muri : les difficultés à accomplir nos tâches (ex : manque de formation pour accomplir la tâche)

La clé du Kaizen consiste en une amélioration progressive, un pas après l’autre.

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Quelques outils

Le PDCA, ou roue de Deming

Pour structurer son processus d’amélioration continue, la roue de Deming consiste en 4 étapes :

• Plan : planifier et analyser
• Do : agir, mettre en place le plan d’action préparé à l’étape suivante
• Check : vérifier, contrôler les résultats
• Act : prendre des décisions, décider en fonction de ce qui a été détecté à l’étape d’avant

Les 5S

Pour optimiser les conditions et le temps de travail, les 5S consistent à :

• Seiri : Retirer ce qui est inutile
• Seiton : Mettre de l’ordre
• Seiso : Nettoyer l’espace de travail
• Seiketsu : Conserver l’espace de travail rangé
• Shitsuke : Être rigoureux

Les 5 Pourquoi

Cette technique, très simple à mettre en place et au combien efficace, permet de trouver la racine d’un problème.

Elle consiste à se poser la question “Pourquoi”, puis à la répéter pour chaque cause, 5 “pourquoi“ au total?

Les rétrospectives

S’il y a bien un événement que j’aime particulièrement animer dans mon rôle de scrum master (j’aime aussi les autres mais lui c’est mon chouchou) , c’est la rétrospective de sprint.

C’est une réunion qui a lieu à la fin de chaque sprint (une période de temps définie durant laquelle on travaille sur un objectif) dans le but de tirer des leçons de ce qui s’est passé pour prendre des actions d’amélioration.

C’est un moment qui se veut agréable, lors duquel l’équipe réfléchit ensemble et trouve des actions d’amélioration grâce à l’intelligence collective.

Le Kanban

Cette méthode de management visuel permet d’avoir une vue d’ensemble sur le travail à réaliser ainsi que l’étape de réalisation.

Ça permet de savoir où on en est sans informations inutiles.

Si vous voulez essayer, trello est un outil gratuit très utilisé.

Conclusion

Le Kaizen est une philosophie que j’apprécie particulièrement et que j’essaye d’appliquer aussi souvent que possible, que ce soit au travail ou dans ma vie privée.

Et vous, une idée de domaine dans lequel vous pourriez l’appliquer ?

Indiquez le en commentaire 😊.

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