S’organiser ne veut pas dire tout faire tout seul. Je vous propose donc cet article pour vous apprendre à déléguer.
Pourquoi apprendre à déléguer ?
La raison est assez simple :
- on a tous 24 heures dans une journée
- On ne peut être qu’à un endroit à la fois
Si on veut faire plus de choses que ce dont on est capable, la seule solution est d’apprendre à déléguer.
C’est quoi déléguer ?
Selon la définition du Larousse, déléguer c’est :
- Envoyer quelqu’un au nom d’un groupe, de quelqu’un d’autre, dans un but déterminé, avec une mission définie (synonymes : mandater, députer, dépêcher).
- Confier un pouvoir à quelqu’un, le lui transmettre (synonymes : léguer, confier, transférer).
En gros, c’est demander à quelqu’un de faire quelque chose pour soi et le laisser gérer entièrement.
Qu’est ce qu’on peut déléguer ?
La matrice Eisenhower
Vous vous rappelez la matrice d’Eisenhower ? Elle consiste à classer les actions à réaliser par niveau d’importance et d’urgence.
C’est un bon outil pour apprendre à déléguer.
Selon cette matrice, on peut déléguer les choses qui n’ont pas un fort niveau d’importance mais qui doivent quand même être faites assez vite.
L’article sur les techniques de priorisation devrait vous intéresser.
Quelques exemples de choses que l’on peut déléguer
Je précise que ces exemples se basent sur ma vision et sont donc à adapter à votre contexte pour plus de sens :
- Des tâches qui prennent du temps et qui n’apportent pas de plaisir particulier
- ménage
- repassage
- Des tâches pour lesquelles vous n’avez pas forcément la compétence (ni l’envie de l’acquérir dans l’immédiat)
- enduire et peindre ses murs
- faire sa plomberie
- décorer son intérieur
- Des tâches que vous n’avez pas le temps de faire (ou de bien faire)
- récupérer son enfant à l’école un jour de réunion
- préparer le menu de son mariage
- Des tâches pour lesquelles vous avez besoin d’un regard extérieur
- relire votre CV pour corriger les fautes
- revoir un de vos articles, une de vos vidéos… pour apporter de nouvelles idées
La liste est loin, loin d’être exhaustive !
Choses qu’il vaut mieux éviter de déléguer
Dans la mesure du possible, il est préférable de ne pas déléguer les choses qui vous tiennent particulièrement à cœur et qui peuvent avoir un impact si elles sont faites par une autre personne.
Quelques exemples :
- décider de ses études
- décider de son travail
- vous occuper entièrement de vos enfants
Comment apprendre à déléguer ?
Pour déléguer en toute sérénité, voici quelques clés.
Trouver la bonne personne
En fonction du contexte, vous pouvez demander à un collègue, à un proche ou à une de vos connaissances de vous rendre service.
Vous pouvez aussi engager une personne que vous paierez pour son service.
Il existe une multitude de sites qui proposent des services pour tous les goûts, à des prix plus ou moins abordables.
Être clair sur le résultat attendu
Avant de déléguer quoi que ce soit, vous devez être extrêmement clair sur vos attentes envers votre collaborateur.
Je vous conseille de vous assurer qu’il ait entièrement compris votre demande et de la lui faire reformuler pour être sûr de sa compréhension.
Dans mon métier de Scrum master, on parle de critères d’acceptation. Ce sont les conditions que doivent respecter notre demande pour considérer le travail comme accompli.
Fournir les éléments les ressources nécessaires
En fonction de la tâche à accomplir, vous aurez besoin de partager différents élément à la personne qui prendra en charge votre demande.
Ces éléments permettront d’éviter les allers-retours et de fournir une prestation de qualité.
Quelques exemples :
- préparer un repas → la recette souhaitée, les allergies ou aliments que vous n’aimez pas…
- réaliser la déco → des exemples de choses que vous aimez bien
- des tâches administratives → des procédure
- un article de blog ou une page web → le nombre de mots minimum, le style d’écriture, votre charte graphique des mots clés à intégrer…
Fixer une échéance atteignable
Que ce soit un objectif que l’on se fixe à soi-même ou que l’on fixe à quelqu’un d’autre, il est important d’avoir toujours une date en tête.
Et cette date, cette échéance doit être atteignable, sous peine de recevoir un travail qui ne correspond pas à nos attentes ou d’épuiser la personne à qui on aura délégué la tâche.
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Laisser de l’autonomie à la personne choisie
En plus de vous faire gagner du temps, vous créez avec la personne choisie une relation de confiance.
Bien sûr, vous ne pouvez lui laisser de l’autonomie uniquement si vous lui avez donné toutes les cartes en main (les ressources dont elle a besoin mais surtout vos attentes).
Rester disponible
Pour que le travail soit accompli comme vous le voulez, il faut vous assurer de pouvoir répondre aux demandes de la personne à qui vous déléguez. Elle peut avoir des questions ou besoin de votre avis. N’hésitez pas à faire planifier des points avec elle.
Votre avis
Et vous, est-ce que vous saviez déjà déléguer ? Si oui, vous avez des exemples ?
j’ajouterais une tache qui ne faut jamais déléguer : la gestion de son argent! Même si ça ne vous procure aucun plaisir, personne ne peut le faire à votre place.
Merci pour ce partage. Ce n’est pas quelque chose que je délèguerais mais certains en ont besoins. Je pense notamment aux tutelles.
Déléguer, c’est quelque chose que j’ai beaucoup de mal à faire mais en lisant ton article, je me rends compte que, bien géré, ce n’est pas irréalisable. Au contraire.
Merci pour ces précieuses infos
merci à toi pour ce partage. Contente de t’avoir aidé ^^
Tu as raison, c’est important de faire confiance pour bien savoir déléguer! C’est super d’avoir partager la matrice d’Eisenhower pour s’organiser dans toutes les tâches à faire.
Hello Délia ! Un super article dans lequel je me retrouve absolument. J’essaie de déléguer depuis peu. Ce n’est pas simple au début car c’est un véritable apprentissage. Mais une fois lancée, c’est un gain de temps considérable.
Bonjour Délia, sujet très sensible pour bon nombre de personne mais qui contribue à mieux gérer son temps, son énergie et de facto son niveau de stress. Effectivement, une confiance mutuelle peut s’installer en lui donnant les ressources nécessaires et en ayant des points de contrôle non inquisiteur.