Les procédures efficaces

Avez vous entendu parler des procédures ?
Est-ce que c’est quelque chose qui pourrait vous correspondre ?
Vous allez découvrir dans cet article ce qu’est une procédure efficace.

Qu’est-ce qu’une procédure efficace ?

Pour faire simple, une procédure est un tutoriel qui explique pas à pas comment accomplir une tâche (ou parfois une série de tâches).

Une procédure efficace est un document qui explique EN DÉTAIL ce qu’il faut faire pour atteindre un objectif un pas après l’autre.

Avantages et inconvénients des procédures

Avantages

Le savoir est partagé

Écrire des procédures permet de partager ses connaissances sur un sujet et de rendre les autres indépendant.

Être plusieurs à maîtriser un sujet, c’est quand même rassurant.

On peut ainsi être plusieurs à accomplir l’action désirée.

Désencombrer sa mémoire

Si vous avez vu Harry Potter, vous vous rappelez sûrement de la pensine. C’est un récipient magique dans lequel on dépose ses souvenirs pour décharger sa mémoire. Le gros avantage, c’est de pouvoir se plonger dedans quand on veut sans que ça encombre le cerveau.

Les procédures, c’est pareil (sans la magie 😄). Tout ce qui est dans la procédure n’a plus besoin d’être stocké dans votre tête. Vous n’avez plus à y penser.

Éviter les oublis

En suivant une procédure, on est sûr de penser à tout et de ne pas manquer le petit détail qui pourrait avoir une incidence. L’erreur est humaine après tout.

Déléguer

Une procédure peut être pour vous mais aussi pour permettre à une autre personne de faire la chose pour vous.

Cet article pour apprendre à déléguer devrait vous plaire.

Automatiser

Quand on connait les étapes à accomplir, on peut souvent les automatiser. Cela fonctionne particulièrement avec les actions répétitives. Il y’a des outils pour ça.

Il existe par exemple des scripts qui permettent de répéter certaines actions de façon à ce qu’il n’y ait plus qu’à vérifier et/ou compléter le travail prémâché.

Ça peut être utile pour :

• lancer des suites de commandes (enchaînement de raccourcis…)
• préparer des documents
• récupérer des données
• effectuer des sauvegardes
• redimensionner des images
• …

Inconvénients

Demande du temps

Comme pour tout, rédiger une procédure efficace peut demander du temps.

Doit être à jour

Une procédure mal faite, incomplète ou non mise à jour peut causer du tort.

Il est important de s’assurer que la procédure soit à jour avant de la donner à quelqu’un.

Que doit contenir une procédure ?

Tous les éléments nécessaires à son accomplissement.

Imaginez donner la tâche à un enfant qui vient d’apprendre à lire.

Exemples de détails :

• taille des images
• format de documents
• règles à respecter (typographie à utiliser, nombre de caractère minimum, choses à ne pas faire…)
• site web à utiliser
• répertoire où trouver les logiciels
• documents à utiliser (bibliothèque d’images…)
• …

Astuce pour une procédure efficace

Pour être sûr que votre procédure contient tous les éléments qu’il faut pour mener à bien l’action que vous souhaitez accomplir, il peut être utile de la faire tester avant de la confier à une autre personne.

Vous pouvez demander à une personne extérieure d’exécuter la procédure.

C’est l’idéal pour avoir une vue différente et neutre.

Si l’objectif est atteint, votre procédure est au top. Sinon il faudra la compléter.

Vous évitez une procédure incomplète qui pousserait votre interlocuteur à vous contacter pour obtenir les détails manquants ou pire, à faire quelque chose qui n’est pas attendu ou à ne rien faire du tout.

Que pensez-vous des procédures ?

Et vous, que pensez-vous des procédures ?

Vous voyez d’autres avantages ou inconvénients que j’aurai oublié ?