S’organiser pour gagner du temps

Qui n’a jamais rêvé de voir le temps s’arrêter pendant un moment agréable ? Je ne sais pas comment arrêter le temps, je sais par contre comment s’organiser pour gagner du temps.

Une lecture que je peux vous conseiller : “Votre temps est infini” de fabien Olicard (j’en mettrai un résumé bientôt dans la page des livres que je recommande).

Pourquoi vouloir gagner du temps ?

S’organiser pour gagner du temps pour soi n’apporte que des avantages.

Avoir du temps pour soi

Le premier avantage de l’optimisation de son temps est de bénéficier de temps pour soi.

Vous pouvez ainsi vous accorder un moment de bien-être, vous chouchouter, vous lancer dans des projets ou des activités qui vous tiennent à coeur et qui ont du sens pour vous.

Prendre du temps pour vous vous permet donc de vous détendre et de réduire votre stress.

Vous serez ainsi en meilleure santé et aurez de l’énergie pour tout ce qui peut vous arriver.

Avoir du temps pour les autres

Une fois vos batteries rechargées, il est beaucoup plus facile d’avoir du temps pour les autres (vos amis, vos enfants, les personnes que vous côtoyez…).

Vous êtes plus enclin à faire plaisir autour de vous et à créer un cercle vertueux.

Vous répandez des émotions et des sentiments positifs qui poussent votre entourage à vouloir en faire de même.

Comment s’organiser pour gagner du temps ?

Pour gagner du temps, rien de tel qu’une bonne organisation.

Savoir pourquoi vous faites les choses

La première astuce pour gagner du temps est de savoir pourquoi on veut faire les choses.

Connaître son pourquoi permet de se recentrer et surtout d’éviter de faire des choses qui vont à l’encontre de ce que l’on veut vraiment.

Pour en savoir plus, découvrez l’article qui explique comment trouver son pourquoi.

Savoir comment vous utilisez votre temps

Pour vous organiser et gagner du temps, un premier pas peut être de repérer comment vous perdez votre temps.

Passez-vous du temps sur les réseaux sociaux ?

Êtes-vous sans cesse interrompu ?

Un des principes du kaizen que j’apprécie tout particulièrement est la réduction des gaspillages, de ce qui est inutile.

Les repérer permet de mettre en place des actions pour que ce ne soit plus un problème.

Avoir une liste de tâches

Pour réussir à vous organiser de la meilleure des façons possibles, je vous conseille d’avoir une liste de tâches à accomplir.

Avoir une liste vous permet :

• de ne rien oublier de ce que vous avez à faire – ne faites pas confiance à votre mémoire
• de diminuer votre charge mentale – c’est une sorte de pensine (pour ceux qui connaissent Harry Potter, pour les autres une pensine est un endroit où on peut conserver ses souvenirs pour se décharger l’esprit et y revenir quand on veut
• D’avoir une vue d’ensemble de ce que vous avez à faire
• de prioriser

Prioriser ses tâches

Avoir une liste de tâches, c’est bien mais toutes les tâches ne sont pas à faire en même temps. Et heureusement ! Vous imaginez l’explosion cérébrale ?

Il existe différentes techniques de priorisation.

Vous pouvez prioriser les tâches importantes qui peuvent avoir un impact négatif si elles ne sont pas faites rapidement.

Vous pouvez aussi prioriser les tâches à fortes valeur qui demandent que peu d’effort.

Planifier ses tâches

Une fois vos tâches listées et priorisées, il est important de les planifier.

Rappelez-vous du caractère temporel de l’objectif SMART 😊.

Pour qu’une tâche ait bien lieu, il lui faut une deadline.

Sans ça, vous prenez le risque que la tâche soit toujours remise à plus tard.

S’organiser pour gagner du temps : une tâche à la fois

Cela peut paraître contre intuitif mais faire plusieurs tâches en même temps ne rend pas plus efficace. Au contraire !

Lorsque l’on fait plusieurs tâches simultanément, on ne peut pas avoir sa concentration au maximum sur les différentes tâches.

Pour être efficace, mieux vaut se concentrer sur une tâche à la fois et en commencer une autre uniquement après avoir fini la première.

Le multitasking est faisable sur les tâches qui ne demandent pas trop de concentration comme les tâches répétitives. Vous pouvez par exemple cuisiner en regardant la télé ou écouter un podcast en faisant le ménage.

Prévoir des pauses

Pour garder un niveau d’énergie constant, il est essentiel de prendre des pauses.

Ça m’est déjà arrivé d’être tellement absorbée par une tâche que je n’ai pas pris de pause pendant près d’une journée. Résultat, j’étais épuisée.

Je me rend compte que prendre des pauses rend bien plus efficace.

Des fois, c’est même pendant la pause que la solution arrive.

Lâcher prise permet de débloquer bien des situations.

Pour gagner du temps : regrouper les tâches identiques

Pour améliorer son efficacité et se libérer du temps, rien de tel que de regrouper les tâches qui se ressemblent entre elles.

L’exemple des cadeaux de noël

Prenons un exemple, c’est la période de noël et vous avez plein de cadeaux à emballer.

Vous pouvez décider d’emballer vos cadeaux au fur et à mesure et ranger le matériel (papier cadeau, ciseaux, scotch et bien sûr cadeau) à chaque fois.

Ou vous pouvez décider de prévoir le temps qu’il faut pour tout emballer d’un coup.

L’avantage de la seconde solution : vous n’avez à tout ranger qu’une fois et vous bénéficiez de l’expérience des précédents cadeaux emballés. Vous n’avez pas à réfléchir car vous avez créé un automatisme.

L’exemple du batch cooking

Ne vous êtes vous jamais demandé ce que vous alliez faire à manger dans la semaine ?

Vous passez du temps à réfléchir à ce que vous allez manger puis il vous faut

• soit trouver une recette pour utiliser les ingrédients que vous avez déjà
• soit aller faire des courses

Il existe une solution que j’adore : le batch cooking.

Il s’agit de prévoir vos recettes de la semaine et de regrouper vos préparations.

Les avantages :

• vous n’avez pas à réfléchir à ce que vous allez manger la semaine
• vous préparez tous vos légumes, morceaux de viande… en même temps (un petit travail à la chaîne quoi)
• Vous utilisez vos poêles et autres récipients et les lavez directement après
• vous rentabilisez l’utilisation de votre four
• vous êtes sûr de manger varié

La liste de course, un gain de temps dans les magasins

Comme les liste de tâches (ou todo list), la liste de course s’avère très efficace.

Elle vous évite de vous éparpiller lorsque vous allez faire les magasins.

Grâce à la liste de course, vous n’avez plus à avoir peur d’oublier ce pour quoi vous vous étiez décidé à faire les courses, l’ingrédient important à votre recette.

Ne rigolez pas, ça m’est déjà arrivé du temps où je n’utilisais pas de liste 😅.

Créer des procédures

Lorsque des tâches se ressemblent, vous pouvez créer des procédures.

Une procédure, c’est un document dans lequel vous expliquez comment réaliser la tâche en question.

Utiliser des procédures présente plusieurs avantages.

Tout d’abord, vous diminuez votre charge mentale. Vous n’avez, en effet, pas à vous rappeler de tout ce dont vous avez besoin pour réaliser votre tâches (les liens, les différentes étapes, identifiants, les images à utiliser…).

Vous pouvez vous mettre en mode automatique et simplement exécuter une liste d’étape.

Enfin, vous pouvez déléguer les tâches pour lesquelles vous n’êtes pas obligés d’être le responsable.

Il y a énormément de choses que vous pouvez déléguer.

Éviter les sources de distractions

Les sources de distraction vous font perdre un temps fou. En plus de vous empêcher de faire ce que vous vouliez faire, cela vous force à prendre du temps pour vous reconcentrer et vous remettre dans ce que vous faisiez.

Plusieurs idées pour éviter les sources de distraction :

• vous pouvez mettre votre téléphone en mode avion
• couper la data
• vous mettre en mode ne pas déranger
• ne regarder vos mails qu’à heures fixes et prévenir que vous agissez ainsi
• vous organiser une fausse réunion pour bloquer le temps en précisant à votre entourage que de telle heure à telle heure, vous n’êtes pas disponible

Se créer des habitudes

Lorsque vous répétez tellement une chose, vous créez une habitude.

Il y’a les mauvaises habitudes comme la cigarette ou l’abus d’alcool.

Mais il y’a aussi les bonnes habitudes comme manger équilibré…

À force de répéter des actions, ces actions deviennent automatiques, comme une seconde nature.

Vous pouvez créer des routines.

Utiliser les temps d’attente à votre avantages

En fonction de l’endroit où on habite où de notre emploi du temps, on peut avoir plus ou moins de temps d’attente entre nous différentes activités.

L’attente d’un rendez-vous qui tarde à arriver, un trajet pour aller à l’endroit souhaité, un jour de pluie… Les temps d’attente ne manquent pas.

Nous pouvons subir ces temps d’attente ou nous pouvons nous servir des temps d’attente pour faire des choses utiles.

Quelques idées :

• lire
• Écrire
• Planifier des choses
• Regarder des vidéos
• Écouter des podcasts
• Etc

Faire le point pour identifier ce qui marche ou non

Pour s’organiser de mieux en mieux, rien de tel qu’un état des lieux.

Qu’avez-vous essayé cette semaine ? Est-ce que ça vous a permis de gagner du temps ? Est-ce que ça vous convient ?

Pour s’améliorer, il faut être prêt à se remettre en question pour ne garder que ce qui marche et qui va dans votre sens.

Si une chose vous fait gagner du temps mais vous vide d’énergie et vous empêche de faire ce pourquoi vous vouliez gagner du temps, ce n’est peut être pas une si bonne idée de recommencer.

À vous de voir en fonction de votre pourquoi 😉.

Ne pas se surestimer

Lorsque vous décidez de vous organiser pour gagner du temps, vous pouvez être tenté de prévoir énormément de choses. Vous vous dites que plus vous chargez votre agenda et plus vous vous rapprocherez de voter objectif rapidement.

Malheureusement, tenter de faire plus que ce dont vous êtes capable ne va pas vous aider à avancer plus rapidement.

C’est pour cette raison que je vous conseille de faire le point régulièrement pour apprendre à connaître vos capacités et à mieux vous connaître.

Se surestimer entraîne une perte d’énergie. Comme expliqué plus haut, vous donnez tout ce que vous avez pour atteindre les objectifs plus haut au détriment des pauses et de votre bien être.

Se sous-estimer peut entraîner une frustration. vous sentez que vous pouvez faire mieux et que ça n’avance pas assez vite.

L’idéal est de prévoir ce qu’il faut en faisant de votre mieux. Pas plus, pas moins.

L’article sur les 4 accords toltèques devrait vous intéresser.
En particulier le quatrième : “faites toujours de votre mieux”.

Éviter de procrastiner

La procrastination est le fait de remettre les choses à plus tard.

Qui n’a jamais préféré remettre un truc pas très agréable à plus tard ?

Se poser devant une série plutôt que de régler ses factures ?

Attendre la dernière semaine ou même le dernier jour pour rédiger son rapport de stage.

Préparer ses cartons dans l’urgence pour son déménagement alors qu’on connaît la date depuis un moment ?

Les exemples de procrastination ne manquent pas.

Lorsqu’une envie de procrastination se fait sentir, commencez la tâches quitte à l’arrêter un peu plus tard.

Autorisez vous à vraiment l’arrêter après un cours lapse de temps.

Vous verrez, dans la majorité des cas, vous n’aurez même plus envie de procrastiner !

Next step

Qu’allez vous faire de toutes ces astuces ? Y’en a-t-il une que vous préférez ? Que vous mettez déjà en place ?

Dans un prochain article, je vous proposerai un peu d’inspiration, des choses agréables que vous pourrez planifier pour améliorer votre quotidien.

À très bientôt.